Vårstädningen på arbetsplatsen ser annorlunda ut än den där storstädningen i hemmet som behövs så fort solen börjar lysa in lite starkare. På många arbetsplatser är det inte de fysiska hyllorna som behöver rensas ut och luftas. Det är systemen, mapparna, flödena och allt som surrar i bakgrunden.
Den digitala miljön växer nämligen av sig själv. En ny kanal här, ett nytt verktyg där, en delad mapp som gjordes i sömnen och lite diverse som slängs in i den lika slentrianmässigt. Till slut blir oordningen en väv av snubbeltrådar som märks i form av tappad tid, dubbelarbete och en känsla av att allt är lite krångligare än det borde. Vill du investera i arbetsro är det dags att se över grunden och rensa bort det som ligger i vägen.
Tydligare struktur med färre klick
Ineffektivitet och tidsbrist kommer inte av för mycket jobb, utan av för mycket småjobb. Tre minuter här för att leta rätt på en fil. Fem minuter där för att hitta senaste versionen. Det blir till ett konstant motstånd som gör att arbetsdagen känns tyngre än den behöver vara.
Börja med att städa där trasslet brukar bli dyrast. Administrationen är en sådan plats. Många verksamheter har bra ordning i kundprojekt och leverans, men ekonomiflödet lever i ett separat spår med manuella moment som stjäl fokus. Här passar finance-as-a-service in som en löpande tjänst och försäkran om att allt hanteras i rätt ordning, istället för att ekonomin blir till ett växande lapptäcke av påminnelser.
När grunden är satt kan du gå vidare till det som alla ser men som få tar tag i: samarbetsytorna. Öppna ert delade filutrymme och leta er fram som om ni var en ny kollega som precis börjat. Hur ser det ut med att hitta mallar, pågående projekt och viktiga riktlinjer? Om svaret är att ”det beror på” är strukturen för otydlig. Satsa på en toppnivå med mallar, projekt, kunder, arkiv och interna riktlinjer. Det är lättare att hålla ordning när det inte finns femton olika val.
Nästa område är era kanaler. Chattar, projektgrupper, Teams, Slack, what-have-you. Kanalernas problem är att de aldrig sorteras bort. Gör en snabb rensning. Stäng de som saknar tydligt syfte. Byt namn på de som är otydliga. Skapa riktlinjer som alla kan följa: det som kräver beslut ska samlas i en tråd. Sammanställ information i en intern kunskapsbas med en FAQ. Det kommer att göra samarbetet enklare för alla.
Förenkla och fokusera
När du ändå gör rent är det smart att ta en snabb runda på behörigheter. Det är här många organisationer drar på sig onödiga risker utan att märka det. Ta fram en lista över de viktigaste systemen och kontrollera vilka som har adminrättigheter. Ta bort gamla användare. Säkerställ att rätt personer har åtkomst till rätt saker och inget mer. Slå på tvåfaktor där det finns, särskilt för mail, filsystem och system som hanterar pengar. Det är en åtgärd som kan stoppa många typer av intrång.
När du är i farten kan du se över din molnlagring. Många har flera parallella lösningar som ligger och konkurrerar. Några mappar på datorn, några i ett moln och några som bara försvinner bort. Välj en huvudplats och gör den till standard. Se till att säkerhetskopiering faktiskt är igång och inte bara är något som borde vara det. Om du blir osäker, testa genom att hitta en fil från en annan enhet. Om det inte fungerar är det inte en backup, utan en förhoppning.
Avsluta med att göra städningen regelbunden. Sätt en rutin med en så pass låg tröskel att den faktiskt blir av. Tio minuter i veckan eller en halvtimme månadsvis. Rensa nedladdningar. Stäng döda kanaler. Flytta avslutade projekt till arkiv. En gång per kvartal kan ni göra en större översyn av verktyg, licenser och behörigheter. Det är så ni undviker att oordningen fortsätter att spira.
En bra digital vårstädning gör det lättare att hitta saker direkt när verktygen inte bråkar med varandra och när administrationen flyter utan ständiga avbrott. Det gör att energin ägnas åt rätt saker och att ni får en ovanligt bra start på säsongen.